为了进一步加强学校会议室、影视厅、贵宾接待室的管理，充分发挥其作用，提高利用率，做如下规定：
1.学校德贤楼会议室、贵宾接待室由学校校长办公室统一管理协调、安排使用，并负责室内设备、物品和易耗用品的管理与添置。七楼演播厅暂由校长办公室负责安排使用。
2.学校会议室仅供学校或各部门组织全校性会议使用，原则上不用于校内各部门的内部会议。
3.贵宾接待室主要用于校领导接待校外重要来宾，不做校内会议、座谈使用。
4.各部门需要使用会议室、贵宾接待室（包括需载入每周日程安排表的会议或接待活动），均需提前一周（至少一个工作日）报校长办公室，办公室按照轻重缓急、先后有序地统一协调安排。
6.各部门需要使用德艺楼报告厅、影视厅，必须提前两个工作日在学校OA系统上进行申报，经校长办公室审批后通知图文信息中心予以安排。德艺楼一楼的报告厅和影视厅由图文中心负责落实与使用的管理。
7.各申请使用部门不得擅自改变会议室、接待室、影视厅等会议场所的设施的位置，不得将设备携出室外，造成损失。
8.每次使用结束后，申请使用部门应及对场内进行桌椅复位、清洁卫生、切断电源、关好空调、关窗锁门。并与相关管理部门做好交接工作。
德贤楼会议室、贵宾接待室使用结束后与校长办公室做好交接；
报告厅、影视厅使用结束后与图文中心做好交接；
七楼演播厅的开、关门由校长办公室负责，舞台设备的使用与调试由华谊分院提前1个工作日通知校外技术人员到校调试。
交接时，一旦发现设备和物品损坏或丢失的，即核实登记，并提请资产管理部门按学校资产管理办法进行处理。
9.会议室、接待室、影视厅等公共场所严禁吸烟，对在室内吸烟者，会议申请使用部门、校长办公室或图文中心等管理有责任义务进行劝阻。
10.本规定自发布之日起执行，由校长办公室负责解释。
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