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关于公文管理的暂行规定
根据中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《党政机关公文处理工作条例》精神和上海市教育委员会的要求，为适应学校的发展，推进公文管理工作的科学化、制度化和规范化，结合学校协同办公系统的运行，制订《大红鹰dhy6699公文管理的暂行规定》，并从下发之日起执行。
一、加强对学校公文工作的管理
校长办公室是学校公文处理的管理机构，负责制订、落实公文处理和业务规范，并对各学院、部、处、室的公文处理进行监督和指导。从2014年9月起，试行公文的网上办公自动化管理，办公自动化主要依托协同办公系统的“公文管理”模块进行运作，公文运行的业务管理由校长办公室负责，计算机网络系统的业务运行由图文信息中心负责。
学校的公文管理统一由校长办公室负责，各部门不得以本部门名义对外发文。
各部门应明确专职或兼职的文秘人员负责本部门的公文处理工作。学校公文必须由校长办公室及各部门的文秘人员统一收发、用印、立卷、归档和销毁。
公文处理必须做到实事求是、及时高效、准确规范，并严格执行保密规定。
二、学校行文的主要种类
1.决定：对重要事项做出安排，奖惩有关人员。
2.通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
3.通知：批转、转发公文，发布规章，传达要求有关周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。
4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5.报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位的询问。
6.请示：向上级单位请求指示、批准。
7.批复：答复下属部门的请示事项。
8.函：不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准等。
9.纪要：记载会议的主要情况和议定事项。
10.决议：重要会议讨论通过的重大事项。
三、收文办理
收文办理一般包括登记、初审、承办、传阅、催办、答复、归档等程序。网上协同办公系统通过“公文管理”中的收文管理的待办、在办、办结、分发环节来运行，通过收文查询、收文归档来检索。
1.校长办公室内勤人员收到公文以后认真做好收文的电子登记录入，并做好转呈、分发工作。
2.电子公文由校长办公室主任初审，对阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；对批办性公文提出拟办意见或报校领导批示后转有关部门办理。紧急公文应当明确办理时限。
3.公文承办部门对交办的电子公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
4.根据领导批示和工作需要，将电子公文及时送传阅对象阅知。传阅中应当随时掌握电子公文的去向，不得漏传、误传、延误。在流转阅办过程中不能随意拖延，紧急件、机密件须当天阅处完毕。
5.校长办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，校领导对文件的批示，承办部门未按时完成的，由校长办公室催办，督促按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
6.对需要答复来文单位的公文，应当及时告知办理结果。
7.电子公文承办完毕之后，收文应随同承办过程中形成的反馈文件及时传回办公室内勤人员，由其集中整理归档或销毁。
8.凡属涉密文件，由校长办公室按保密规定流转收办与管理。
四、发文办理
发文办理一般包括拟稿、复核、签发、印制、核对、用印、分、归档等程序。网上协同办公系统通过“发文管理”中的收文管理的待办、在办、办结、分发环节来运行，通过发文查询、发文归档、发文分发来检查。
1.学校所有行政公文，均由校长办公室统一审核、印发，各学院、部、处、室不得以各自名义对外印发公文（对口部门的日常工作函及报表除外）。
2.凡以学校名义的上行公文或重要公文，必须分别由分管校领导会签、主要领导签发；平行公文，一般由主要领导签发；下行公文中涉及业务条线工作的，可由分管校领导签发。
3.各学院、部、处、室需要就业务工作行文的，应通过协同办公系统上报。上报校领导的请示、报告或其他书面文件，不直接送校领导个人，应当先报到校长办公室，由校办转呈校领导阅示。确因紧急事宜需要直送等批的，必须同时向办公室报送纸质文件和电子文档备案，以便进行网上发文补录。
4.凡是学校公文，都需要编号登记。学校文号由办公室管理并负责安排编号。公文签发、登记编号后，经审核无差错，再使用统一的公文版式稿纸打印，加盖印章后按要求分送公文。
如确有特殊要求，拟不编文号不存档，而需用学校印章的公文，参照非公文用印程序，上网填报“用印审批单”经分管校领导、校长核签，方可用印分送。
5.公文印发后，办公室内勤人员须将公文按文号顺序保存；并按目录分类整理立卷，于次年放假前交档案室归档。
协同办公系统中的学校收文与发文归档的电子文件，由校办公室内勤人员会同信息中心网络管理员于每年寒暑假前刻录光盘交档案室归档；协同办公系统中各部门收文与部门名义发文需归档的电子文件，由各部门办公室文秘人员会同信息中心网络管理员于每年寒暑假前刻录光盘交档案室归档。纸质文件同时整理文档案室归档。
五、部门合并或撤销时的公文管理
部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后应当移交档案室。
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2014年10月29日
关于行文格式要求的3点说明：
1.除大小标题外，公文格式各要素包括正文一般用三号仿宋字体，特殊情况可以适当调整。
2.大标题一般用二号小标宋体字，正文中的小标题，第一层用三号黑体字，第二层用三号楷体字，第三层及以下均用三号仿宋体字。
3.正文中的结构层次，从高到低依次为：“一”、“（一）”、“1.”、“⑴ ”。其中，第二层、第四层的括号外面不用顿号；第三层序号后面用实心圆点。